Rozdělením zakázky na 17 dílčích plnění došlo k otevření soutěže i pro dodavatele, kteří disponovali kvalitními přístroji jen v rámci určité technologické oblasti a v případě spojení do větších celků by mohli mít problém se soutěže zúčastnit. Výsledem bylo dodání špičkové technologie od řady různých kvalitních dodatelů.

Klient nás kontaktoval poté, co dodavatel fotovoltaické elektrárny (FVE) na poslední chvíli odřekl realizaci projektu. V šibeničním čase jsme mu našli nové kvalitní dodavatele, ze kterých si vybral toho nejlépe vyhovujícího. Vytvořili jsme také smlouvu s lepšími podmínkami a odhalili problémy, které by mohly způsobit potíže s neproplacením dotace.

Vítězná firma nabídla cenu zhotovení díla o skoro 100 tis. Kč méně, než se počítalo v rámci původního nastaveného rozpočtu. Garantovanou dobu záruky posvětila vybraná firma na požadovaných 5 let a dobu výstavby na 80 dnů. Díky realizaci výběrového řízení se podařilo najít kvalifikovaného dodavatele, který se zaručil za plnění smlouvy a smluvních termínů pod případnou sankcí.

Nabídková cena byla nižší než předpokládaná hodnota zakázky a vítězný uchazeč nabídnul realizaci do 45 kalendářních dní. Na tomto příkladu se ukázalo, že je možné získat výhodnější podmínky i při soutěži relativně menších zakázek, a to nejen v oblasti příznivější ceny, ale i dalších důležitých parametrů. Jedním z nich je právě doba realizace, kdy řada školských zařízení potřebuje nutné rekonstrukce stihnout ideálně v průběhu letních prázdnin.

Vybraný zhotovitel nabídl cenu za realizaci stavebních prací 16 311 423 Kč bez DPH a ve výsledku tak došlo k úspoře oproti předpokládané ceně bezmála o polovinu. Pro klienta bylo kromě ceny za stavební práce důležité zajistit také dlouhodobou funkčnost a kvalitu realizovaného díla a eliminovat tak riziko spojené s nutností financovat případné opravy z vlastních prostředků. Druhým hodnotícím kritériem výběrového řízení proto byla délka záruky na dílo s váhou 20 %. Vítězný uchazeč nabídl záruku 10 let, což je dvojnásobek oproti běžné záruční době, poskytované na realizovaná stavební díla.

Hlavním hodnotícím kritériem byla cena za vypracování veškerých požadovaných dokumentů. Předpokládanou cenu obec nestanovila, aby případně neovlivnila nabídky směrem výše, ale ze zkušeností byla očekávána cena za veškeré práce asi 1,5 mil. Kč bez DPH. Vítězná nabídka byla nakonec o 365 tis. Kč nižší než očekávaná cena. Díky výběrovému řízení se podařilo najít kvalifikovaného odborníka, který rovněž akceptoval sankce za neplnění smluvních náležitostí a termínů.

K velké spokojenosti obce došlo ke snížení ceny oproti předpokládané hodnotě o více než 38 %. V absolutním vyjádření se jednalo o úsporu cca 12,2 mil. Kč, což byla pro rozpočet obce s cca 730 obyvateli velmi dobrá zpráva. Podařilo se zajistit také o 3 roky delší záruku, o 2 měsíce rychlejší termín dokončení a samozřejmostí je také výhodnější smlouva pro našeho klienta.

Po realizaci výběrového řízení klientům připravujeme kontrolní formulář, dle kterého je žádoucí hlídat realizaci projektu, a to ze dvou důvodů: 1) Abyste mohli na dodavateli nárokovat případné sankce za chybné nebo pozdní plnění; 2) V případě, že je váš projekt dotován, je potřeba dodržovat podmínky výběrového řízení, tak aby: a) nedocházelo ke zvýhodnění dodavatele, b) docházelo k naplňování projektu dle smlouvy s poskytovatelem dotace.

Důsledkem kvalitního výběrového řízení klient nakonec nehradil za projektovou dokumentaci ani korunu, jelikož cena byla započtena proti sankci za prodlení v dodání. Dodavatel klientovi uhradil navíc rozdíl mezi cenou projektové dokumentace a vypočtené sankce ve výši 150 750 Kč. Studie je hezkým příkladem toho, že nikdo nemůže garantovat na 100 % kvality vybraného dodavatele, nicméně díky správnému nastavení zakázky a smluvního vztahu, musí jít pochybení k tíži nekvalitního dodavatele a to i za cenu, že dílo provede „bez nároku na odměnu“  a navíc ještě uhradí poměrnou škodu.