Jak správně nastavit technickou specifikaci veřejné zakázky?

V poslední době jsme klientům pomáhali při kontrolách výběrových řízení prováděných Ministerstvem průmyslu a obchodu, Ministerstvem financí, finančními úřady, Agenturou pro podnikání a inovace i Nejvyšším kontrolním úřadem.

Přestože každý kontrolní orgán posuzoval zakázku z jiného pohledu, ve všech případech byla jedním z důležitých témat technická specifikace. Právě proto jsme se rozhodli shrnout, jak ji správně nastavit a na co si dát pozor.

Technická specifikace je jednou z nejdůležitějších částí zadávací dokumentace. Příliš konkrétní požadavky nebo nevhodně nastavené technické parametry mohou omezit hospodářskou soutěž a u dotovaných zakázek vést až ke krácení dotace.

Popisujte požadované vlastnosti, nikoliv konkrétní výrobky

Základní pravidlo vyplývá z § 89 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ). Technické podmínky mají být stanoveny především prostřednictvím požadavků na výkon, funkci nebo požadované vlastnosti pořizovaného plnění.

Zadavatel by tedy měl definovat především, co má pořizované zařízení nebo výrobek splňovat, nikoliv od jakého výrobce má pocházet.

Například namísto požadavku na konkrétní značku tepelné izolace je vhodnější uvést požadované tepelnětechnické vlastnosti. Při nákupu technologického zařízení je zase vhodné stanovit požadovaný výkon, kapacitu nebo funkce namísto konkrétního modelu stroje.

Kdy lze uvést konkrétní značku nebo výrobek?

Zákon použití konkrétních obchodních názvů či výrobků zcela nezakazuje. Odkaz na konkrétní výrobek, výrobce, značku nebo dodavatele však musí splňovat podmínky stanovené v § 89 odst. 5 nebo 6 ZZVZ.

V zásadě mohou nastat dvě situace:

1. Použití konkrétního odkazu je odůvodněno předmětem veřejné zakázky. Zadavatel musí být schopen vysvětlit, proč je takový požadavek objektivně nezbytný.
2. Předmět zakázky nelze dostatečně přesně nebo srozumitelně popsat jiným způsobem. V takovém případě musí zadavatel u konkrétního odkazu připustit možnost nabídnout rovnocenné řešení.

Jde o dvě samostatné zákonné možnosti. V prvním případě zákon automaticky nevyžaduje připuštění rovnocenného řešení, ve druhém ano.

Pouhá skutečnost, že je jednodušší uvést konkrétní značku než podrobně popsat požadované vlastnosti, však použití takového odkazu neospravedlňuje.

Pozor na diskriminaci skrytou v technických parametrech

Častou chybou je přesvědčení, že pokud zadavatel neuvede žádnou značku ani výrobce, je jeho technická specifikace automaticky nediskriminační.

Problémem může být také kombinace parametrů, která ve výsledku odpovídá pouze jednomu konkrétnímu výrobku.

Představme si například nákup technologického zařízení, u kterého zadavatel stanoví přesné rozměry, hmotnost, výkon, kapacitu a konstrukční provedení. Každý parametr může být samostatně odůvodnitelný, jejich kombinace však může fakticky vyloučit všechny výrobky kromě jediného.

Na druhou stranu platí, že ani skutečnost, že specifikaci splňuje pouze jeden výrobek, ještě sama o sobě automaticky neznamená porušení zákona.

Rozhodující je, zda jsou stanovené požadavky přiměřené, objektivně odůvodněné a odpovídají skutečným potřebám zadavatele.

Tento přístup potvrzuje také rozhodovací praxe Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, například rozhodnutí č. j. ÚOHS-07841/2020/521/RŠu.

Jak postupovat při přípravě technické specifikace?

Při nastavování technických požadavků doporučujeme dodržovat několik základních pravidel:

01

Vycházejte ze skutečných potřeb

Stanovujte pouze požadavky, které mají opodstatnění vzhledem k účelu zakázky.

02

Upřednostňujte funkční parametry

Namísto přesných konstrukčních řešení požadujte výkon, kapacitu nebo funkčnost.

03

Používejte přiměřené hodnoty

Zvažte, zda je nutná přesná hodnota, nebo postačí minimální či maximální požadavek.

04

Prověřte situaci na trhu

Ověřte, zda parametry a jejich kombinace nejsou bezdůvodně omezující.

05

Odůvodněte specifické požadavky

Uchovejte podklady vysvětlující potřebnost a přiměřenost zvoleného řešení.

06

Posuzujte specifikaci jako celek

Prověřte nejen jednotlivé parametry, ale také jejich společné působení.

Zákon zadavateli obecně neukládá povinnost prokázat, že technickou specifikaci splňují alespoň dva výrobky různých výrobců. Průzkum trhu je však vhodným nástrojem, jak přiměřenost požadavků ověřit a následně obhájit.

Jaká rizika hrozí při nesprávném nastavení?

Nevhodně stanovená technická specifikace může vést k námitkám dodavatelů, přezkumu ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže nebo ke zrušení zadávacího řízení.

U zakázek financovaných z dotačních prostředků navíc hrozí finanční oprava a krácení dotace. Problém přitom nemusí být odhalen pouze při kontrole samotného výběrového řízení. Zakázka může být opakovaně posuzována různými kontrolními orgány v odlišných fázích realizace projektu.

Pozornost je proto nutné věnovat nejen veřejným zakázkám zadávaným podle ZZVZ, ale také výběrovým řízením realizovaným podle pravidel jednotlivých dotačních programů. I ta zpravidla vyžadují dodržování zásad transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.

Technickou specifikaci je potřeba umět obhájit

Zadavatel má právo požadovat kvalitní a technicky vyspělé řešení. Musí však být schopen vysvětlit, proč jsou jednotlivé požadavky pro danou zakázku nezbytné a přiměřené.

Správná technická specifikace proto nemá pouze přebírat parametry konkrétního výrobku. Má vycházet ze skutečných potřeb zadavatele a z účelu, kterého má být prostřednictvím veřejné zakázky dosaženo.

Důkladná příprava, přiměřené technické požadavky, průzkum trhu a uchování podkladů k důležitým rozhodnutím mohou výrazně snížit riziko problémů v zadávacím řízení i při následných kontrolách dotace.

Potřebujete pomoci s technickou specifikací?

Zkontrolujeme technickou specifikaci a pomůžeme nastavit zadávací podmínky tak, aby odpovídaly vašim potřebám a obstály při následné kontrole.

Nezávazně konzultovat zakázku

Právní základ: § 6, § 89 a § 90 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. Související rozhodovací praxe: rozhodnutí předsedy ÚOHS č. j. ÚOHS-R0022/2019/VZ-09006/2019/322/JSu a rozhodnutí ÚOHS č. j. ÚOHS-07841/2020/521/RŠu.